Wir legen großen Wert auf transparente Kommunikation und ermutigen dazu, offen miteinander zu sprechen. In erster Linie stehen Ihnen hierfür unsere Führungskräfte zur Verfügung. Dennoch können sich Personen, die Hinweise oder Fragen haben, jederzeit auch vertrauensvoll an die Hinweisgeberstelle von Ruhrgetriebe wenden.

Wir respektieren die Wünsche von Hinweisgebern, die anonym bleiben möchten und akzeptieren daher auch anonyme Hinweise oder Fragen. Jeder Hinweis wird von uns ernst genommen und gründlich untersucht. Es ist uns wichtig zu betonen, dass keinerlei Benachteiligung von Personen toleriert wird, die uns Hinweise geben, selbst wenn sich die Hinweise im Nachhinein als unbegründet herausstellen sollten. Die einzige Ausnahme wäre, wenn solche Hinweise eindeutig in diffamierender Absicht abgegeben wurden. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass wir keine Möglichkeit haben, Ihre Identität zu ermitteln, es sei denn, Ihre Angaben erlauben Rückschlüsse auf Sie.

Mithilfe des Hinweisgebersystems haben Hinweisgeber die Möglichkeit, online Anfragen zu Compliance-Richtlinien und -Fragestellungen an das Unternehmen zu richten. Darüber hinaus können sie auf Sachverhalte hinweisen, die potenzielle Regelverletzungen oder Unregelmäßigkeiten (z. B. Korruption, Verletzungen von Menschenrechten oder Umweltvorschriften) seitens des Unternehmens oder seiner Mitarbeiter nahelegen. Ebenso können sie Schwächen im Verfahren, bislang unerkannte Risikobereiche oder Optionen zur Verbesserung ansprechen.

Die Wahrung unserer Integrität und Einhaltung von Regeln betrifft jeden Einzelnen. Regelverletzungen und unehrliche Handlungen können in schwerwiegenden Fällen das gesamte Unternehmen oder individuelle Arbeitsplätze gefährden. Daher ist es die Verantwortung jedes Mitarbeiters, wachsam zu sein, Auffälligkeiten anzusprechen, die auf Regelverletzungen oder unehrliches Verhalten hinweisen, und bei Unsicherheiten über das eigene Verhalten oder das Verhalten der Kollegen um Rat zu fragen.

Ihre Anfrage oder Ihr Hinweis geht zunächst bei unserer Hinweisgeberstelle  („Fallbetreuer“) ein.

Der Fallbetreuer wird zuerst analysieren:

• ob es sich um eine Anfrage handelt, die unmittelbar beantwortet werden kann. In diesem Fall wird Ihnen die entsprechende Antwort über den von Ihnen bevorzugten Kommunikationskanal zugesandt. In einigen Situationen könnte es notwendig sein, dass der Fallbetreuer zusätzliche Fragen stellt, um Ihre Anfrage präzise zu erfassen und zu beantworten.
• ob es sich um eine Meldung bezüglich möglichem Fehlverhalten, Schwachstellen oder potenziellen Verbesserungen handelt, die weiter untersucht werden muss. Der Fallbetreuer wird gemäß den internen Unternehmensrichtlinien die erforderlichen Schritte für eine gründliche Prüfung einleiten.

Bitte beachten Sie, dass die Entgegennahme und Verarbeitung von anonymen Hinweisen in bestimmten Ländern ausschließlich zulässig ist, wenn es sich speziell um Informationen zu Verstößen gegen interne Rechnungslegungskontrollen, Korruption, Wettbewerbsrecht, Menschenrechtsverletzungen oder Umweltbelangen handelt (sogenannte “harte Faktoren”). Wenn Ihre Hinweise auf weniger komplexe Angelegenheiten oder sogenannte “weiche Faktoren” abzielen, ist die Bearbeitung eines anonymen Hinweises grundsätzlich nicht möglich.

Die Kommunikation über das Hinweisgebersystem erfolgt in einer durchgehend verschlüsselten Form, wodurch ein unautorisiertes Eindringen in den Inhalt ausgeschlossen ist.

Bezüglich Ihrer Frage oder Ihres Hinweises stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung: Sie können anonym bleiben oder Ihre Kontaktdaten angeben. Sollten Sie sich für die Anonymität entscheiden, ist eine Identifizierung Ihrer Person nicht möglich, es sei denn, Ihre bereitgestellten Informationen erlauben eine indirekte Zuordnung.

Für den Fall, dass Sie eine persönliche Rückmeldung wünschen, bitten wir Sie, Ihre Kontaktdaten wie Ihren Namen, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Ihre Position im Unternehmen im Text Ihrer Mitteilung anzugeben. In diesem Fall werden Ihre Angaben der zuständigen Stelle im Unternehmen bekannt sein. Die Vertraulichkeit Ihrer Kontaktdaten wird soweit wie rechtlich zulässig gewährleistet.

Nachdem die Überprüfung abgeschlossen ist, wird der zuständige Fallbetreuer Sie über die weiteren Schritte informieren, sofern dies umsetzbar ist. Wenn Sie die Option “Rückfrage zulassen” nicht aktivieren, kann leider keine Information an Sie weitergegeben werden.

Ja, es ist möglich, Ihrem Hinweis oder Ihrer Anfrage Dateien oder Bilder beizufügen.

Unser Hinweisgebersystem sendet Ihnen unverzüglich eine Bestätigung, sobald Ihre Anfrage oder Ihr Hinweis erfolgreich beim Server eingegangen ist.

Falls Sie ein persönliches Treffen wünschen, markieren Sie bitte das Kästchen “Persönliches Treffen gewünscht” und setzen Sie auch ein Häkchen bei “Rückfrage zulassen”. Dies ermöglicht dem Fallbetreuer, mit Ihnen in Verbindung zu treten, um die Details abzustimmen. Bitte geben Sie im Eingabefeld kurz an, wo und auf welche Art ein persönliches Treffen mit Ihnen arrangiert werden kann.

Falls Ihre Frage oder Ihr Hinweis dazu führen sollte, dass Sie sich selbst in Bezug auf einen Regelverstoß belasten, bedeutet dies nicht, dass Sie vor den angemessenen arbeitsrechtlichen Konsequenzen oder möglichen strafrechtlichen Auswirkungen geschützt sind. Es ist jedoch möglich, dass der Beitrag, den Sie durch Ihre Informationen zur Aufklärung von Regelverstößen und zur Minimierung von Risiken geleistet haben, bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt wird.

Ja.

Die Mitteilungen, die Sie über das Hinweisgebersystem senden, werden gespeichert, ebenso wie eine Bewertung der Relevanz Ihres Hinweises. Zusätzlich erfolgt eine Speicherung der Kommunikation über den “Digitalen Briefkasten”, Notizen des Fallbetreuers und etwaige Maßnahmen oder Schlussfolgerungen, die im Verlauf der Bearbeitung getroffen werden.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt im Rahmen der geltenden Datenschutzbestimmungen. Es ist technisch nicht vorgesehen und erfolgt keine automatisierte Weitergabe der gespeicherten Daten.

Ja.

Dies geschieht sowohl aus rechtlichen Gründen, wenn dies grundsätzlich erforderlich ist, als auch aus Prinzipien der Fairness, da wir eine transparente Kommunikation gegenüber unseren Mitarbeitenden pflegen.

Nein.

Sowohl die Empfänger Ihrer Anfrage oder Ihres Hinweises als auch eventuell beteiligte Stellen im Unternehmen, die in den weiteren Bearbeitungsprozess einbezogen werden, sind dazu verpflichtet, strikte Vertraulichkeit zu wahren. Diese Verpflichtung erstreckt sich auch darauf, dass Personen, die nicht mit der Bearbeitung beauftragt sind, keinen Zugang zu Ihrer Anfrage, Ihrem Hinweis oder den damit verbundenen Untersuchungsergebnissen haben dürfen.

Ja.

Das Unternehmen ist dazu verpflichtet, allen gemeldeten Fällen von mutmaßlichen Regelverstößen angemessen nachzugehen. Daher werden bei Hinweisen auf Fehlverhalten, Schwachstellen oder Verbesserungsmöglichkeiten, möglicherweise auch bei Beratungsanfragen, die notwendigen Untersuchungen durchgeführt. Andernfalls würde der Hinweis keine Wirkung zeigen.

Wenn Sie weitere Details zum Sachverhalt angeben oder Dokumente beifügen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass dies möglicherweise dazu führen kann, dass Ihre Identität aufgedeckt wird.

Ja. 

Im Rahmen ihrer Untersuchungsbefugnisse können staatliche Behörden Zugriff auf sämtliche Informationen im Unternehmen erhalten. Sie sind berechtigt, im Zuge von Ermittlungsverfahren aufgrund gerichtlicher Anordnungen die Herausgabe aller relevanten Unterlagen zu einem spezifischen Vorfall zu verlangen und Durchsuchungsmaßnahmen durchzuführen.

Dies schließt auch die Informationen ein, die im Hinweisgebersystem in Bezug auf einen bestimmten Fall vorhanden sind.